مع بداية ظهور التكنولوجيا واستخدامها في إدارة الأعمال والموارد البشرية، احتلت مجموعة “Microsoft Office” عالم الأعمال و العمل عن بعد ، حيث استطاعت بحلول أواخر التسعينات وأوائل العقد الأول من القرن الحادي والعشرين أن تتخلص من المنافسين مثل WordPerfect و Lotus SmartSuite.
ثم في عام 2006، أنشأت شركة جوجل برنامج معالجة النصوص عبر الانترنت والذي أطلقت عليه اسم “Google Docs” وبرنامج معالجة جداول البيانات عبر الانترنت “Spreadsheets”، ثم تم دمجهم مع خدمات أعمال أخرى لتشكيل مجموعة عرفت باسم “Google Apps”، والتي تغيرت علامتها التجارية لاحقا لتصبح باسم “G Suite”.
وفي العصر الحالي من أكثر الأدوات المجمعة شيوعًا لتحسين إدارة العمل عن بعد Google Workspace و. microsoft-365. ومن المؤكد أنه لدى الأغلبية إما حساب Gmail أو Microsoft لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بكم ولكن كيف يمكن مقارنتها ببعضها البعض بشكل عام واختيار الأداة المناسبة لطبيعة العمل وإدارته بشكل فعال.
فمثلا إذا كان تريد أن تدير جدولاً بالبيانات أو لديك عرض تقديمي عليك تجهيزه، فإلى أيّ مجموعة تتجه مايكروسوفت أوفس أم بدائل جوجل؟
سنتعرف في هذا المقال على المجموعتين مع عمل مقارنة بسيطة بينهم، لتستطيع اختيار الأفضل لعملك والأكثر مناسبة لك.
ما هي أداة Google Workspace؟
Google Workspace عبارة عن مجموعة التطبيقات من جوجل التي تُركز على العمل. وهناك مسمى آخر لمجموعة الأدوات وهو G Suite ؛ حيث أعادت شركة وادي السيليكون العملاقة تسمية خدماتها في أواخر عام 2020.
كيف يمكنني الحصول على الأداة لاستخدامها في العمل عن بعد ؟
إذا كان لديك حساب Google ، فيُمكنك الوصول ببساطة إلى Workspace. والتي تتضمن بعض التطبيقات التي يُمكنك استخدامها ما يلي:
– Gmail المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية من Google Chat
يُمكنك أيضًا زيادة إنتاجيتك باستخدام تقويم Google ، جنبًا إلى جنب مع التطبيقات وعمليات التكامل الأخرى.
وهناك عدة باقات أسعار متنوعة وتوفِّر جميع خطط Google Workspace عنوان بريد إلكتروني في نطاق خاص لنشاطك التجاري ، كما تتضمّن الخطط أدوات التعاون مثل Gmail وتقويم Google” وMeet وChat وDrive ومستندات Google” وجداول بيانات Google” والعروض التقديمية من Google” ونماذج Google” ومواقع Google” وغيرها.
ما هي أداة Microsoft 365 ؟
كانت microsoft-365 بمثابة رد الشركة من أجل منافسة Google Workspace وتم إطلاقها في الفترة من عام 2011 حتى عام 2017 .
كيف يمكنني الحصول على الأداة؟
عند توفر حساب لكم وباستخدام Microsoft Office ، يُمكنك الوصول إلى:
Microsoft Word و PowerPoint و Excel, Outlook, Teams
وكما الحال في Google Workspace ، يُمكنك أيضًا الحصول على تقويم قابل للتخصيص باستخدام microsoft-365 بالإضافة إلى العديد من الميزات الأخرى.
وتُعد كل من microsoft-365 و Google Workspace من الأدوات المُفيدة لأي شركة تتطلع إلى زيادة إنتاجيتها لكن على الرغم من تشابهها ، إلا أن لديها جمهور مختلف.
وهناك الكثير من المميزات المشتركة بين مايكروسوفت أوفيس وأدوات جوجل، فكلاهما يعتمد على الاشتراك، ويتقاضى رسوماً من الشركات لكل شخص كل شهر، وعلى الرغم من أن حزمة G-Suite يستند إلى الانترنت إلا انه يتمتع بإمكانية العمل بلا اتصال بالإنترنت أيضاً، وبينما يعتمد microsoft-365 على برامج سطح المكتب المثبتة، فإنه يوفر أيضاً إصدارات أقل قوة قائمة على الانترنت لتطبيقاته.
أيضا كلا المجموعتين تعملان بشكل جيد مع مجموعة من الأجهزة، حيث تعمل جوجل G Suite في معظم متصفحات الويب وعلى أيّ نظام تشغيل؛ نظراً لأنها تعتمد على الانترنت، كما تقدم جوجل تطبيقات لنظامي التشغيل أندرويد و IOS.
كما توفر مايكروسوفت تطبيقات سطح مكتب ل ويندوز، macOS ، IOS وأندرويد، وكلها تطبيقات مبنية على الانترنت وتعمل على جميع المتصفحات.
وتقدم G-Suite أيضًا نفس التطبيقات الأساسية، حيث يحتوي كل منها على برامج معالجة الكلمات وجداول البيانات والعروض التقديمية والبريد الإلكتروني والتقويم وجهات الاتصال، إلى جانب مؤتمرات الفيديو وبرامج المراسلة وتدوين الملاحظات، ولكل منها تخزين سحابي مرتبط به.
وفي وجهة نظري تُعد Google Workspace هي الخيار الأكثر سهولة بالنسبة لمن يرغب في الحصول على مجموعة جيدة من الميزات المجانية ، كما أنَّ مساحة التخزين التي تحصل عليها أثناء استخدام Google Drive أفضل للخطة المجانية من OneDrive.
لكن بصورة عامة، تبدو الخدمتان متشابهتين للغاية، حيث يعتبر كلاهما عبارة عن أدوات لتعزيز الإنتاجية قائمة على الاشتراك مصممة لإنشاء المستندات وإدارتها،
فخدمة (G Suite) تستند على الويب بشكل أساسي حيث يمكن استخدامها مباشرة في متصفح الويب أو العمل دون اتصال بالإنترنت.
بينما يقدم (Office 365) خدماته بشكل أساسي عبر تطبيق سطح المكتب الذي يمكنك استخدامه في وضع عدم الاتصال ومزامنة عملك لاحقًا عند الاتصال بالإنترنت، مع إمكانية استخدام الإصدار المستند إلى الويب إذا كنت تريد ذلك.
ومع ذلك، نجد هناك بعض الاختلافات الرئيسية بين الخدمتين التي يجب عليك معرفتها قبل اختيار الخدمة المناسبة لاحتياجاتك لتعزيز إنتاجيتك واختيار ما يناسبك.
وللتعرف على الفرق بين Google Workspace و microsoft-365 سيتم المقارنة بين المجموعتين في خمسة عناصر أساسية وهي :
أولا : العمل مع أعضاء الفريق
ثانيا : التكامل مع تطبيقات خارجية بسهولة.
ثالثا : مميزات التطبيقات المُضمنة.
رابعا :التكامل عبر المنصات المختلفة.
خامسا :باقات الأسعار وخطط الاشتراك.
أولا : العمل عن بعد مع أعضاء الفريق
باستخدام Google Workspace من السهل جدًا التعاون مع الزملاء أثناء العمل عن بُعد. بالإضافة إلى استخدام رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. كما يُمكنك مشاركة المستندات وتحريرها دون الحاجة إلى الوصول إلى Google Drive ودون الكثير من التعقيدات الأخرى.
عند العمل على التخزين السحابي ستحتاج بشكل كبير إلى دعوة بعض الأشخاص الذين ليس لديهم عناوين بريد إلكتروني من Google لإجراء تعديلات في مرحلة ما. ومن خلال تغيير إعدادات العرض والتحرير في المستندات والعروض التقديمية وجداول البيانات من Google ، يُمكنك القيام بذلك ببساطة ويسر.
باستخدام microsoft-365 ، لا يجب أن تُواجه بالمثل العديد من المشكلات أثناء التعاون مع أعضاء الفريق. بدلاً من Google Drive ، ستحتاج إلى تحميل الملفات والمجلدات إلى OneDrive .
أيضا مثل Google Workspace يُمكنك دعوة مستخدمين ليس لديهم عناوين بريد إلكتروني من Microsoft لعرض مستنداتك وتعديلها. يُمكنك تحديد أي شخص يُمكنه الوصول إلى الرابط في إعدادات الرابط للقيام بذلك.
ثانيا : التكامل مع تطبيقات خارجية بسهولة أثناء العمل عن بعد
على الرغم من مميزات Google Workspace و Microsoft 365 ، إلا أنه ليس بإمكانهما حل جميع مشكلات عملك أو توفير كل احتياجاتك. لذلك كان لابد من توفير الوقت الطويل في التنقل بين عشرات التطبيقات فكان الحل هو التكامل مع بعض المنصات والتطبيقات الأخرى.
تُتيح لك العديد من تطبيقات الجهات الخارجية دمج مجموعة مختارة من الأدوات مع Google Workspace. فعلى سبيل المثال إذا كنت بحاجة إلى استخلاص نظرة عامة على حملاتك ، يُمكنك دمج تقويم Google وغير ذلك الكثير باستخدام أداة إدارة المشاريع الشهيرة monday.com.
او البحث عن تطبيقات مُحددة وكيفية تكاملها مع Google Workspace ، يُمكنك التحقق أيضا من Google Workspace Marketplace.
كما يُمكنك أيضًا دمج العديد من تطبيقات Microsoft 365 في أي مكان آخر على الإنترنت. على سبيل المثال ،تتيح لك منصة تسويق المحتوى HubSpot إضافة Microsoft Teams إلى واجهتك. وبالمثل يُمكنك دمج Grammarly مع Microsoft Wor.
ثالثا : مميزات التطبيقات المُضمنة
عند اختيار تفضيلاتك بين Google Workspace و Microsoft 365 ، من المهم جدا البحث عن مميزات كلا منهما حتى يتم الاختيار تبعا لذلك0
فيما يتعلق بالتطبيقات الرئيسية التي ستستخدمها ، لن تجد الكثير من الاختلافات. ومع ذلك تميل أدوات Google إلى التركيز بشكل أكبر على استخدامها عبر الإنترنت.
أحد الأمثلة على ما سبق هو أنه يُمكنك استخدام Microsoft Word من خلال تطبيق مُخصص على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، ولكن ليس بإمكانك القيام بذلك مع مُحرّر مستندات Google (على الرغم من أنه يُمكنك تغيير إعداداتك لتحديث مُحرِّر مستندات Google أثناء عدم الاتصال بالإنترنت).
عند الاختيار بناءً على ميزات التطبيقات الرئيسية ، يكون الخيار الأفضل هو الأسهل بالنسبة لك في الاستخدام.
وأخيرا ومن الأشياء المفيدة أنه يمكنك في الواقع الجمع بين هاتين القوتين المهيمنتين والاستفادة من مكونات كلا منهما جنبًا إلى جنب ، حيث تتكامل تطبيقات Office 365 مثل Word و Excel و PowerPoint مع المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية من G Suite. يمكن أيضًا إعداد Gmail باستخدام Microsoft Exchange وخادم بريد Microsoft وخادم التقويم.
لكن إذا كان ولابد من الاختيار بين Office 365 و G Suite ، سيقدم كلاهما لإدارة عملك ما يحتاجه للتميز. يمكن لأي منهما التوافق بشكل أفضل مع عملك. إنه ليس قرارًا يمكن أن تحدده مجموعة من الأدوات لك ولكن يمكن تحديده بناءً على الاحتياجات والعمليات والممارسات الثقافية لنشاطك التجاري.
رابعا :التكامل عبر المنصات المختلفة
لم تعد الهواتف المحمولة مجرد أجهزة للمكالمات الصوتية بل أصبحت أكثر بكثير حيث سينقل العديد من المستخدمين العمل الذي بدأوه على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم إلى هاتف ذكي أو جهاز لوحي ، والعكس صحيح. لذلك ، يعد التكامل عبر المنصات الأساسية أمرًا بالغ الأهمية عند اختيار Google Workspace أو Office 365.
تسمح لك Google بتنزيل العديد من تطبيقات Workspace على جهاز iPhone أو Android. والتي تشمل:
Google Drive-مستندات Google -Gmail
ومع ذلك لا يمكننا للأسف حاليًا تنزيل تطبيق Google Workspace متعدد الإمكانات للموبايل. لذلك تحتاج إلى إنشاء مجلد على شاشتك الرئيسية لتجميع كل شيء معًا.
قد تجد Microsoft 365 خيارًا أفضل مع تطبيقاتها الأساسية. عند تنزيل Microsoft Office ، ستحصل على Word و PowerPoint و Excel في مكان واحد.
إذا كنت تُريد استخدام Outlook و OneDrive و OneNote ، فستحتاج إلى تنزيلها بشكل منفصل.
خامسا :باقات الأسعار وخطط الاشتراك
هناك عامل مهم آخر يجب مراعاته عند اختيار Google Workspace أو Microsoft 365 وهو خطة الأسعار التي ستتكلفها الشركة .
يُمكنك الحصول على معظم مميزات Google Workspace التي تحتاجها مجانًا ؛ كل ما عليك فعله هو التسجيل للحصول على حساب Google. خدمة Gmail لا تُكلف شيئًا ، وكذلك مستندات Google أو جداول البيانات أو العروض التقديمية أو التقويم.
عند استخدام Google Workspace مجانًا ، ستحصل على 15 جيجابايت من السعة التخزينية المسموح بها. يُمكنك ترقيتها بخطة مدفوعة ، تتراوح من 30 جيجابايت إلى غير محدودة.
ويمكن الاطلاع على أسعار كل الخطة المدفوعة من Google Workspace .
مع العلم أنك لن تحتاج إلى إصدار مدفوع من Google Workspace إلا إذا كنت مالكًا لنشاط تجاري أو شركة. أما بالنسبة للطلاب فاالنسخة المجانية أكثر من كافية.
وبالمقارنة ، تحصل على سعة تخزين مجانية تبلغ 5 غيغابايت عند التسجيل لأول مرة في OneDrive. علاوة على ذلك ، يُمكنك استخدام Outlook بدون دفع أي مبلغ.
أقرأ أيضا: أفضل أدوات الذكاء الاصطناعي في مكان واحد !